Da li ste nekada pokušali da organizujete neku zabavu, a onda shvatili da to nije baš tako jednostavno? Verujemo vam! Potrebno je dosta vremena, znanja i strpljenja. Ali spremite se jer uz 10 saveta Mione Milić, koosnivačice portala Kongresniturizam.com i profesionalca u oblasti event menadžmenta, postaćete pravi eksperti u organizaciji. 

Odredite ciljeve

Vrlo je važno da pre nego što krenete u realizaciju događaja ustanovite šta je ono što želite da postignete. Da li vam je najvažnije da se ljudi dobro zabave, da oduševite šefove, da se približite novim prijateljima ili provedete najbolji rođendan dosad. 

Datum događaja, broj ljudi i budžet

Za svaki naredni korak, od rezervacije prostora i smeštaja do hrane i pića, potrebno je da pored novca kojim raspolažete imate i tačan datum događaja i broj ljudi koji očekujete. Proverite da li se u isto vreme održava još neki događaj koji bi mogao da bude razlog da vaši gosti moraju da biraju gde će biti. Ako je neki poslovan događaj, potrudite se izbegnete period godišnjih odmora. 

Prostor treba da bude prilagođen ljudima koji su pozvani (njihovim godinama, stilovima, itd...). Ovo su bitne stavke koje mogu sprečiti vaš događaj da bude uspešan. 

Isplanirajte na vreme

Ovaj savet često ume da deluje banalno. Verujte, nije! Počnite pripreme, dogovore i pregovore na vreme. Tako ćete biti u mogućnosti da dogovorite sve što želite, izbegnete neprijatno saznanje da je prostor ili bend koji ste želeli za svoj događaj već zauzet, ili da prosto ne stignete nešto da uradite. Što je složeniji i veći događaj, više vremena je potrebno.

Događaj razradite do detalja jer SVE je važno! 

Da ne bi došlo do nepredviđenih situacija, osmislite i razradite događaj do najsitnijih detalja. Bitno je da znate šta vam je potrebno od smeštajnih i svih dodatnih sadržaja, tehničke opreme i drugih stvari. Satnica i dinamika događaja, specifične potrebe nekih učesnika - potreban protokol za diplomate, VIP tretman i smeštaj za određene goste ili predavače ili posebna ishrana za vegetarijance.

Brendiranje prostora

Svakako želite da učesnici imaju jasnu predstavu o tome ko je organizator i domaćin, kao i koji su sponzori podržali realizaciju skupa. Ali ne preterujte. Dobro je brendirati prostor, ali diskretno, sa upečatljivim informacijama i na pravi način. Ne želite da prisutni imaju osećaj da su došli na vašar. Naravno, osim ako ne organizujete baš vašar. 

Na sledećoj strani vas čekaju još 5 odličnih saveta...